Organizzazione Convegni, Congressi e Meeting

L’organizzazione di convegni, congressi istituzionali o di un meeting aziendale richiede lunga esperienza, spiccate doti di problem solving e approfondite conoscenze nel comparto delle pubbliche relazioni. Caratteristiche che Fiere In ha maturato in vent’anni di gestione di manifestazioni di diverse tipologie e che rappresentano oggi un ricco portfolio di professionalità.


Fiere In è specializzata nella realizzazione di eventi fieristici e promozionali e in particolare può intervenire nell’organizzazione di meeting, convegni e congressi proponendo un’ampia serie di servizi:

Analisi del target

Che sia una fiera di settore, un convegno o un congresso, per organizzare un evento di successo è importante concentrarsi sul target, ossia la tipologia di partecipanti da coinvolgere. Fiere In si occupa di approfondire la categoria di riferimento per definire un profilo preciso e impostare la strategia di lavoro più adeguata, dal coordinamento del programma ad allestimenti personalizzati, sino al tone of voice della comunicazione. Questo è un passaggio importante che permette di avere un quadro chiaro della situazione ancora prima di cominciare a lavorare così da ottimizzare le risorse.

Ricerca e selezione location

Data e luogo sono fattori fondamentali per la riuscita di un evento. Fiere In supporta i propri clienti nella selezione più idonea della location, consigliando le migliori soluzioni e strategie logistiche. La location deve essere scelta e poi allestita a seconda del tipo di occasione e del tipo di esperienza che si vuole offrire ai partecipanti. Fiere In è in grado di proporre una serie di spazi o location alternative da adeguare, tensostrutture o anche soluzioni mobili e modulari.

Allestimenti

Dalla scelta delle sale all’allestimento tecnico e floreale, dalla segnaletica stradale a quella interna, dai backdrop alla dotazione del tavolo relatori: Fiere In si occupa di ogni dettaglio fornendo qualsiasi materiale necessario allo svolgimento dell’evento. Spazi, esigenze tecniche e tecnologiche vengono conciliate assecondando il gusto estetico in cerca di una soluzione che sappia valorizzare brand, sponsor e personalità coinvolte. Per questo diventa fondamentale uno studio attento, alla ricerca di soluzioni flessibili e personalizzate.

Segreteria organizzativa

Grazie a un team affiatato e modulabile secondo le esigenze, Fiere In può fornire una struttura organizzativa completa di segreteria con la quale condividere la gestione burocratica di convegni e congressi. Gli aspetti collegati alla logistica, a prenotazioni e adesioni, solo per citarne alcuni, diventano così più facilmente gestibili.

Il programma

Con una lunga esperienza nel settore, Fiere In si avvale di una consolidata rete di professionisti per lo studio e l’impostazione della scaletta, per ordinare le varie fasi del congresso e permettere così una tempistica strutturata e coordinata con tutte le situazioni accessorie e o concomitanti: interventi, contributi audio-video, coffee break, lunch, presentazioni, impegni degli ospiti principali… Meeting informale o evento istituzionale dal rigido cerimoniale: Fiere In è sempre al tuo fianco per risolvere in modo dinamico ogni situazione.

Servizi accessori

Dal servizio catering al personale di accoglienza, dalla reception al servizio guardaroba, dalla security all’intrattenimento: a seconda degli eventi, degli interlocutori e del settore specifico di riferimento, Fiere In seleziona il personale specializzato a ricoprire ogni ruolo con la massima affidabilità.

Comunicazione e promozione

Quando ci si occupa dell’organizzazione di meeting, convegni, congressi o fiere bisogna sempre inserire nel planning uno spazio riservato alla promozione e comunicazione dell’evento. Anche in questo caso Fiere In è in rete con un team composto da diverse professionalità così da offrire i servizi di ufficio stampa, media relations e pubbliche relazioni. Comunicati da diffondere ai media e agli influencer del settore, contenuti di qualità utilizzabili anche sulle piattaforme social, interviste ai relatori… sono solo alcuni esempi di attività di comunicazione per eventi disponibili.
Fiere In è inoltre punto di riferimento per quanto riguarda l’ideazione e produzione di materiali pubblicitari, press kit, materiali audio-video, supporti digitali nonché la selezione e personalizzazione dei gadget.